Papierloses Büro

Auf dem Weg zum papierlosen Büro

Auch im Jahr 2011 haben wir uns Gedanken gemacht, wie wir unsere Dienstleistung weiter verbessern können. Betriebsblindheit kann teuer werden, diese Gefahr kennen Sie als Praktiker zur Genüge. Deshalb haben wir uns einen Berater zur Seite genommen, der spezialisiert ist auf Qualitätsmanagement in Steuerberatungskanzleien. Gemeinsam mit ihm haben wir unsere kompletten Arbeitsabläufe untersucht und verbessert. Jeder unserer Handlungsschritte wurde in Zweifel gezogen. Die allseits beliebte Begründung „Das haben wir schon immer so gemacht!“ wurde nicht akzeptiert. Herausgekommen sind schlanke und dennoch gut dokumentierte Arbeitsabläufe. Der Verzicht auf nicht mehr zeitgemäße Schritte bedeutet mehr Zeit für die eigentliche Tätigkeit.

Die wohl auffälligste Veränderung ist dabei der vollständige Verzicht auf eine eigene Papierablage.

Chronik: 

2004: Wir beginnen, alle Dokumente elektronisch zu archivieren, behalten dennoch jeweils eine Papier-Kopie aller Dokumente. Sicher ist sicher.

2006: Ab jetzt kommt auch die Mandantenbuchhaltung dazu. Wir beginnen mit dem Einscannen der Ein- und Ausgangsrechnungen. Damit sind diese Belege mit den Buchungen verknüpft. Vorteil für unsere Mandanten: Schnellere Auszahlung von Umsatzsteuer-Guthaben durch das Finanzamt, da für die Bearbeitung von Rückfragen keine Belege mehr beim Mandanten angeforderten werden müssen.

2010: Wir entschließen uns, die Papier-Ablage einzustellen. Niemand greift mehr darauf zurück. Die elektronischen Dokumente sind schneller im Zugriff und können per E-Mail schnell an die entsprechenden Stellen (Finanzbehörde, Krankenkasse etc.) versendet werden.

Anfang 2011: Wir nehmen unsere Arbeitsabläufe nochmal genau unter die Lupe.

Oktober 2011: Wir prüfen alle Akten darauf, ob die Inhalte vollständig elektronisch archiviert wurden. Senden Originale an unsere Mandanten zurück.

11.November 2011:  Wir vernichten alle überflüssigen Akten. Ab jetzt ist unser Büro nicht nur in der täglichen Praxis, sondern generell papierlos.

15. Dezember 2011: Wir versenden das erste elektronische Mandanten-Rundschreiben in Form eines E-Mail-Newsletters. Zukünftig weisen wir darin jeden Monat auf unseren Mandanten-Rundbrief hin, der wichtige steuerliche Änderungen und nützliche Steuer-Tipps enthält. Unsere Mandanten gelangen über einen Link im Newsletter direkt in die entsprechenden Menüs auf unseren Webseiten.

2013: Wir führen das Lohnportal ein. Die Lohnauswertungen werden nicht mehr gedruckt, sondern im Lohnportal abgelegt. Jeder Mandant und jeder Arbeitnehmer bekommt seinen eigenen Zugang zum Lohnportal. Dort sind alle Lohn-Auswertungen abgelegt und können bei Bedarf heruntergeladen und ausgedruckt werden. Damit kommen auch unsere Mandanten und deren Arbeitnehmer in den Genuß eines elektronischen Archivs. Sie können seiitdem auf das Wegheften von Papier verzichten.

Einführung des Online-Dokumentencenters. Mandanten scannen ihre Belege selbst ein, legen Sie einfach und sicher ab und können jederzeit per Stichwortsuche darauf  zugreifen. 

2014: Zum 1. Dezember 2014 Umzug in ein komplett neues, eigenes Bürogebäude an der Neuenkirchener Straße 59 in Rheda-Wiedenbrück.. Barrierearm und umweltfreundlich im Passivhausstandard. Das heißt die PV-Anlage ist so ausgelegt, dass sie unseren gesamten Jahresstromverbrauch für EDV, Beleuchtung, Belüftung und Heizung abdecken kann.

 

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© 2017 Thorsten Linnemann